Uurtarief calculator voor zzp met inkomen, belasting en declarabiliteit

De grootste fout van wie als zzp'er begint is het vorige salaris nemen, het delen door zo'n 1.700 werkuren per jaar en dat als uurtarief noemen. De rekensom voelt redelijk. Hij klopt ook niet, met een factor twee of meer. Een brutosalaris van € 45.000 in loondienst vertaalt zich niet naar € 26 per uur als zzp'er. Het komt eerder neer op € 60 per uur, en vaak meer, zodra je rekening houdt met de inkomstenbelasting zonder werkgeversbijdrage, de zakelijke kosten, de onbetaalde tijd en het simpele feit dat niet elk werkuur declarabel is.

Deze calculator maakt die rekensom op de juiste manier. Je voert het nettobedrag in dat je echt aan het eind van het jaar wilt overhouden, je realistische declarabele uren per week, je werkweken per jaar na vakantie en feestdagen, je zakelijke kosten, je totale belasting- en premietarief en je declarabiliteit. De uitkomst is het uurtarief dat je klanten moet rekenen om je doel te halen.

Het getal dat eruit komt verrast vaak wie zich op de salarisequivalentie baseert. Streef je naar een netto van € 40.000, dan zal de calculator je waarschijnlijk vertellen om tussen € 55 en € 85 per uur te rekenen, afhankelijk van je andere gegevens. Veel beginnende zzp'ers rekenen 30 tot 50 procent te weinig omdat ze nooit zijn gaan zitten om deze som te maken.

Waarom de rekensom van de zzp'er en die van de werknemer fundamenteel verschillen

Als werknemer betaalt je werkgever een groot deel van de premies, geeft je betaalde vakantie, draagt de kosten van de dekking, levert je apparatuur en software en vangt de kosten op van elke minuut die je doorbrengt zonder declarabel werk te leveren. Verkoop, scholing, vergaderingen, ziektedagen en stille tijd zijn allemaal betaalde tijd.

Als zzp'er betaal je al die kosten zelf, in euro's of in niet gedeclareerde uren. Er is geen werkgever die de helft van de premies betaalt en je bouwt zelf je oudedagsvoorziening op. Voor je inkomen ben je afhankelijk van de uren die je echt factureert. Elk uur dat je besteedt aan acquisitie, factureren of het leren van nieuwe vaardigheden is een uur dat je niet declareert. Vakantiedagen zijn dagen waarop je simpelweg niets verdient.

Het praktische gevolg is dat hetzelfde inkomensdoel een veel hoger bruto uurtarief vraagt. Wil je € 40.000 netto in loondienst, dan moet je een brutosalaris van ongeveer € 58.000 onderhandelen. Als zzp'er met hetzelfde nettodoel moet je klanten ongeveer € 60.000 tot € 75.000 factureren, afhankelijk van je kosten en je efficientie.

Realistische declarabiliteit voor een fulltime zzp'er

De declarabiliteit is het deel van je werktijd dat echt declarabel wordt. Wie begint stelt zich vaak voor 40 uur per week te factureren, elke week. Bijna niemand lukt dat. Zelfs ervaren zzp'ers met een volle agenda noteren doorgaans tussen 25 en 32 declarabele uren per week tegenover 40 tot 50 uur totale werktijd.

De niet declarabele uren gaan naar verkoopgesprekken, het schrijven van offertes, administratie, factureren, scholing, pauzes en de stille tijd tussen opdrachten. Niets daarvan is verspild. Verkoop en leren voeden rechtstreeks het toekomstige inkomen. Maar niets daarvan is declarabel bij de huidige klanten, en dat is precies wat de tariefberekening moet meenemen.

Een realistische declarabiliteit ligt tussen 60 en 75 procent. Wie begint zou op 60 procent moeten mikken. Gevestigde zzp'ers met een stroom aan aanbevelingen en weinig verkoopinspanning halen soms 80 procent. Bepaalde adviesmodellen houden hogere waarden vast omdat hun levering korter en herhaalbaarder is.

Hoe belasting en premies het inkomen van de zzp'er raken

Premies en voorzieningen. Als zzp'er bouw je zelf je oudedagsvoorziening op en regel je zelf een arbeidsongeschiktheidsverzekering, zonder werkgeversdeel. Die kosten komen volledig voor je rekening, wat zwaar weegt.

Inkomstenbelasting. Die wordt berekend over de winst uit onderneming na aftrek van de zakelijke kosten en de ondernemersaftrek, volgens een schijvenstelsel. Voor middeninkomens ligt de last vaak rond 25 tot 37 procent van de winst, en gedurende het jaar reserveer je daar het best alvast voor.

Btw. Afhankelijk van je activiteit tel je 21 procent bij je facturen op en draag je die af; voor je klanten die hem aftrekken is het een bedrag dat erlangs gaat en geen deel uitmaakt van wat je verdient. De kleineondernemersregeling kan onder een omzetgrens van de btw vrijstellen.

Het totale effectieve tarief van belasting en premies voor een fulltime zzp'er in Nederland ligt vaak tussen 30 en 45 procent van de winst. De standaardwaarde van de calculator, 28 procent, weerspiegelt een lagere mix; controleer je werkelijke tarief en pas het aan.

Zakelijke kosten die op het tarief wegen

Software-abonnementen, hosting, ontwerptools, clouddiensten. Tel je maandabonnementen op en vermenigvuldig met 12. Voor de meeste kenniswerkers is dat € 150 tot € 400 per maand.

Apparatuur. Laptop, monitor, randapparatuur. Verdeel de totale kosten over een gangbare vervangingscyclus van drie jaar. Een opstelling van € 3.000 is ongeveer € 1.000 per jaar.

Professionele diensten. Boekhouder, en mogelijk een jurist om contracten na te kijken. Vaak tussen € 1.500 en € 3.500 per jaar samen.

Scholing. Cursussen, conferenties, boeken. Tussen € 1.000 en € 5.000 per jaar voor wie in zijn vak investeert.

Coworkingruimte of kantoor. Loopt sterk uiteen. Thuiswerken is meestal de goedkoopste optie zodra je de reis en de maaltijden meerekent.

Eigen voorzieningen. Wie een arbeidsongeschiktheidsverzekering of aanvullende pensioenopbouw afsluit, telt die kosten hier op. Anders dan bij de werknemer is er geen werkgeversdeel, dus deze post weegt zwaarder in het zelfstandig werken.

De calculator bundelt deze posten tot een enkel jaarbedrag, dat bij je belasting- en premielast komt voordat de benodigde omzet wordt berekend om je nettodoel te halen.

Prijsstrategie voorbij de calculator

Het getal dat de calculator teruggeeft is je ondergrens, niet je bovengrens. Het is het laagste tarief waarbij je je inkomensdoel haalt onder de aannames die je hebt ingevoerd. Boven die ondergrens wordt het tarief bepaald door wat de markt in jouw specifieke niche aankan en door de waarde die je aan klanten levert.

Specialisten verdienen meer dan generalisten. Een ontwikkelaar gericht op betaalsystemen kan twee tot drie keer rekenen wat een algemene fullstackontwikkelaar rekent. Een copywriter gespecialiseerd in verkooppagina's voor software kan meer rekenen dan wie algemene blogartikelen schrijft. Specialiseer je om meer te kunnen rekenen.

Waardegebaseerde prijzen voor projectwerk verslaan vaak het factureren per uur. Bespaar je een klant € 150.000 per jaar door zijn conversie te verbeteren, dan is € 15.000 voor het project een duidelijke winst voor hem en levert het je veel meer op dan welk uurtarief ook. Gebruik de calculator om de ondergrens per uur te bepalen en beweeg naar projectprijzen naarmate je relaties dat toelaten. Alle resultaten van WhatIP zijn schattingen en geen financieel advies.